Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 20 iulie 2026

1. Informații generale

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este importantă pentru noi. Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele personale atunci când utilizați site-ul proflex-tech.ro, ne contactați sau solicitați informații, produse ori servicii.

Operatorul datelor cu caracter personal este:

PROFLEX AUTOMOTIVE SRL
CUI: 34492005
Nr. Registrul Comerțului: J2015000475266
EUID: ROONRC.J2015000475266
Sediul social: Str. Ierbușului nr. 38/B, Reghin, județul Mureș, cod poștal 545300, România
E-mail: oddice@proflex-tech.ro

În cuprinsul prezentei politici, PROFLEX AUTOMOTIVE SRL poate fi denumită „PROFLEX”, „Compania”, „Operatorul”, „noi” sau „nouă”.

2. Cadrul legal aplicabil

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu legislația aplicabilă, inclusiv:

Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, denumit în continuare „GDPR”;
Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR;
Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice;
celelalte acte normative aplicabile activității Companiei.

3. Cui se aplică această politică

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică persoanelor fizice ale căror date sunt prelucrate de Companie, inclusiv:

vizitatorilor Site-ului;
persoanelor care completează formulare de contact sau solicitare de ofertă;
clienților și potențialilor clienți;
reprezentanților, angajaților și persoanelor de contact ale clienților persoane juridice;
reprezentanților furnizorilor, distribuitorilor, producătorilor și partenerilor contractuali;
persoanelor care comunică cu noi prin e-mail, telefon sau alte canale;
persoanelor care transmit un CV sau o solicitare privind o posibilă colaborare profesională;
participanților la întâlniri, prezentări, evenimente sau demonstrații tehnice;
abonaților la comunicări comerciale, dacă o asemenea opțiune este disponibilă.

4. Ce înseamnă date cu caracter personal

Datele cu caracter personal reprezintă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

O persoană poate fi identificată direct sau indirect prin intermediul unor elemente precum numele, datele de contact, funcția profesională, identificatorii online, datele de localizare sau alte informații specifice identității sale.

Informațiile care se referă exclusiv la o persoană juridică nu reprezintă, în principiu, date cu caracter personal. Totuși, informațiile privind reprezentanții, administratorii, angajații sau persoanele de contact ale unei companii sunt date cu caracter personal.

5. Datele personale pe care le putem colecta

5.1. Date de identificare și contact

nume și prenume;
funcție sau poziție profesională;
denumirea companiei reprezentate;
adresă de e-mail;
număr de telefon;
adresă poștală sau adresă de livrare;
semnătură, atunci când este necesară în documentele contractuale.

5.2. Date referitoare la solicitări și comunicări

conținutul mesajelor transmise prin formularul de contact;
solicitările de ofertă;
istoricul corespondenței;
informațiile comunicate telefonic;
preferințele privind produsele sau serviciile solicitate;
sesizările, reclamațiile și solicitările de suport.

5.3. Date tehnice și informații despre proiect

În funcție de natura solicitării, putem primi documente și informații referitoare la un proiect tehnic, precum:

specificații tehnice;
desene, schițe și planuri;
fotografii și materiale video;
informații despre echipamente și instalații;
date privind amplasamentul proiectului;
datele de contact ale persoanelor responsabile de proiect;
informații privind accesul la locație și organizarea lucrărilor.

Vă rugăm să nu includeți în documentațiile transmise date personale care nu sunt necesare pentru analizarea solicitării.

5.4. Date contractuale și financiar-contabile

datele reprezentantului legal sau ale persoanei de contact;
datele cuprinse în oferte, comenzi și contracte;
datele necesare facturării și efectuării plăților;
informații privind livrările, instalările și recepțiile;
istoricul comercial și contractual;
date privind garanțiile și serviciile de mentenanță.

În mod obișnuit, nu colectăm și nu stocăm datele complete ale cardurilor bancare. Dacă sunt utilizate servicii de plată furnizate de terți, datele de plată sunt prelucrate potrivit regulilor furnizorului respectiv.

5.5. Date tehnice colectate la utilizarea Site-ului

Atunci când accesați Site-ul, anumite informații pot fi colectate automat, precum:

adresa IP;
tipul dispozitivului;
tipul și versiunea browserului;
sistemul de operare;
data și ora accesării;
paginile vizitate;
pagina de pe care ați ajuns pe Site;
informații privind erorile și securitatea Site-ului;
identificatori online și informații colectate prin cookie-uri.

5.6. Date pentru comunicări comerciale

Dacă vă abonați sau solicitați să primiți comunicări comerciale, putem prelucra:

numele și prenumele;
adresa de e-mail;
numărul de telefon, dacă este cazul;
compania și funcția profesională;
preferințele privind comunicările;
data și modalitatea exprimării consimțământului.

5.7. Date referitoare la recrutare

Dacă ne transmiteți un CV sau solicitați o colaborare profesională, putem prelucra informații precum:

nume și prenume;
date de contact;
studii și calificări;
experiență profesională;
competențe și certificări;
alte informații incluse voluntar în CV sau în mesaj.

6. Date pe care vă rugăm să nu ni le transmiteți

Nu solicităm, în mod obișnuit, transmiterea prin Site a unor categorii speciale de date cu caracter personal, precum informații privind:

originea rasială sau etnică;
opiniile politice;
convingerile religioase sau filozofice;
apartenența sindicală;
datele genetice sau biometrice;
starea de sănătate;
viața sexuală sau orientarea sexuală;
condamnările penale și infracțiunile.

Vă rugăm să nu includeți asemenea informații în formularele, mesajele, CV-urile sau documentele transmise, dacă acestea nu sunt strict necesare și nu există un temei legal corespunzător.

7. Sursele din care putem obține datele

Putem colecta date cu caracter personal:

direct de la dumneavoastră, prin formulare, e-mail, telefon, întâlniri sau documente;
de la compania sau organizația pe care o reprezentați;
de la colegii, reprezentanții sau partenerii implicați într-un proiect;
de la distribuitori, producători, furnizori sau parteneri contractuali;
din registre și baze de date publice;
de pe site-uri profesionale, site-uri ale companiilor sau alte surse publice;
prin intermediul cookie-urilor și al tehnologiilor similare;
din sistemele tehnice utilizate pentru securitatea și funcționarea Site-ului.

Atunci când ne furnizați datele personale ale unei alte persoane, aveți responsabilitatea de a vă asigura că aveți dreptul să ni le comunicați și că persoana respectivă a fost informată în mod corespunzător.

8. Scopurile și temeiurile prelucrării

Scopul prelucrării	Date utilizate	Temei juridic
Preluarea și soluționarea solicitărilor de contact	Date de identificare, contact și conținutul mesajului	Demersuri efectuate la cererea persoanei înainte de încheierea unui contract și interesul legitim de a răspunde solicitărilor
Pregătirea și transmiterea ofertelor comerciale	Date de contact, informații profesionale și date privind proiectul	Demersuri precontractuale și interes legitim
Încheierea și executarea contractelor	Date de identificare, contact, contractuale și informații privind proiectul	Executarea contractului sau demersuri precontractuale
Gestionarea relațiilor cu reprezentanții clienților și partenerilor persoane juridice	Nume, funcție, companie, date de contact și corespondență	Interesul legitim de a desfășura și administra relațiile comerciale B2B
Livrarea, instalarea, punerea în funcțiune și mentenanța produselor	Date de contact, informații privind locația și proiectul	Executarea contractului și interes legitim
Facturare, contabilitate și îndeplinirea obligațiilor fiscale	Date contractuale și financiar-contabile	Îndeplinirea obligațiilor legale
Gestionarea reclamațiilor, garanțiilor și solicitărilor de service	Date de identificare, contact, informații privind produsul și istoricul comunicărilor	Executarea contractului, obligație legală și interes legitim
Protejarea drepturilor și soluționarea litigiilor	Date contractuale, corespondență și alte informații relevante	Interesul legitim de a constata, exercita sau apăra un drept
Securitatea și funcționarea Site-ului	Adresă IP, jurnale tehnice, date privind dispozitivul și browserul	Interesul legitim de a proteja Site-ul, sistemele informatice și informațiile prelucrate
Analizarea utilizării și îmbunătățirea Site-ului	Date tehnice și informații colectate prin cookie-uri	Consimțământ, atunci când acesta este necesar, sau interes legitim pentru informațiile strict necesare
Transmiterea comunicărilor comerciale	Nume, adresă de e-mail, telefon, companie și preferințe	Consimțământ sau interes legitim, în situațiile permise de lege
Recrutare și analizarea candidaturilor	Datele cuprinse în CV și în comunicările transmise	Demersuri efectuate la cererea candidatului și interes legitim
Respectarea solicitărilor autorităților	Datele solicitate în mod legal	Îndeplinirea unei obligații legale

9. Interesele legitime urmărite

Atunci când prelucrarea se bazează pe interesul legitim, putem urmări interese precum:

comunicarea cu potențialii clienți, clienții și partenerii;
dezvoltarea și administrarea relațiilor comerciale;
pregătirea ofertelor și gestionarea proiectelor;
îmbunătățirea produselor și serviciilor;
asigurarea securității sistemelor și prevenirea fraudelor;
protejarea bunurilor, personalului și informațiilor Companiei;
constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor Companiei;
păstrarea dovezilor privind comunicările și tranzacțiile;
promovarea serviciilor către contacte profesionale, în condițiile permise de lege.

Înainte de a utiliza interesul legitim ca temei, analizăm dacă interesele, drepturile și libertățile persoanei vizate prevalează asupra interesului urmărit de Companie.

10. Caracterul obligatoriu sau opțional al furnizării datelor

Furnizarea datelor marcate ca obligatorii într-un formular este necesară pentru a putea procesa solicitarea respectivă.

În cazul în care refuzați să furnizați datele necesare, este posibil să nu putem:

răspunde solicitării;
pregăti o ofertă;
încheia sau executa un contract;
livra ori instala un produs;
asigura servicii de mentenanță sau garanție;
respecta anumite obligații legale.

Furnizarea datelor utilizate exclusiv pentru marketing sau a datelor opționale din formulare nu este obligatorie.

11. Cui putem divulga datele personale

Datele pot fi accesate sau transmise, în limita necesară, către următoarele categorii de destinatari:

angajații și colaboratorii autorizați ai Companiei;
furnizorii de găzduire web, mentenanță IT și securitate informatică;
furnizorii de servicii de e-mail, stocare, comunicații și administrare a documentelor;
furnizorii de aplicații CRM, ERP, facturare sau management al proiectelor;
furnizorii de servicii de contabilitate, audit și consultanță fiscală;
avocații, consultanții și alți specialiști implicați în protejarea drepturilor Companiei;
producătorii, distribuitorii, subcontractanții și partenerii tehnici implicați într-un proiect;
furnizorii de servicii de transport, curierat, instalare și service;
instituțiile bancare și furnizorii de servicii de plată;
autoritățile publice, instanțele și organele de control, atunci când divulgarea este impusă de lege;
unui potențial cumpărător, investitor sau succesor, în contextul unei reorganizări, fuziuni, achiziții sau vânzări de active, cu respectarea cerințelor legale.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru au obligația contractuală de a utiliza datele numai potrivit instrucțiunilor primite, de a păstra confidențialitatea și de a implementa măsuri corespunzătoare de securitate.

12. Transmiterea datelor către producători și parteneri tehnici

Pentru pregătirea unei soluții, verificarea compatibilității unui produs, obținerea unei cotații sau executarea unui proiect, poate fi necesar să transmitem anumite informații către producători, distribuitori, furnizori ori parteneri tehnici.

Vom transmite numai informațiile necesare scopului respectiv. Atunci când este posibil, documentele tehnice vor fi transmise fără date personale care nu sunt relevante.

13. Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii sau partenerii noștri pot fi stabiliți în afara Spațiului Economic European sau pot utiliza infrastructuri tehnice localizate în alte state.

În cazul unui transfer internațional de date, vom utiliza un mecanism permis de GDPR, precum:

o decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană;
clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
reguli corporatiste obligatorii;
alte garanții sau derogări prevăzute de legislația aplicabilă.

Puteți solicita informații suplimentare despre garanțiile aplicabile contactându-ne la oddice@proflex-tech.ro.

14. Perioada de păstrare a datelor

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, cu respectarea obligațiilor legale.

În mod orientativ, aplicăm următoarele perioade sau criterii:

Solicitări generale și cereri de ofertă: până la 3 ani de la ultima comunicare, dacă solicitarea nu conduce la încheierea unui contract;
Date contractuale: pe durata contractului și ulterior pe durata termenelor legale de prescripție aplicabile;
Documente financiar-contabile: în principiu, 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite sau pentru o perioadă mai mare, dacă o altă obligație legală impune acest lucru;
Date privind garanțiile, echipamentele și intervențiile tehnice: pe durata de viață relevantă a produsului, a garanției, a contractului de service sau pe perioada necesară apărării unui drept;
Reclamații și litigii: până la soluționarea definitivă și expirarea termenelor legale aplicabile;
Date pentru marketing: până la retragerea consimțământului, exercitarea opoziției sau încetarea scopului pentru care au fost colectate;
CV-uri și candidaturi care nu au condus la angajare: în mod obișnuit, cel mult 6 luni de la finalizarea procesului, cu excepția cazului în care persoana acceptă păstrarea pentru oportunități viitoare;
Jurnale tehnice și date de securitate: în mod obișnuit, până la 12 luni, cu excepția situațiilor în care sunt necesare pentru investigarea unui incident;
Cookie-uri: potrivit duratei fiecărui cookie, menționată în Politica de cookie-uri sau în modulul de gestionare a consimțământului.

La stabilirea perioadei de păstrare putem lua în considerare natura datelor, scopul prelucrării, obligațiile legale, riscurile existente și necesitatea de a păstra dovezi privind relațiile contractuale sau comunicările.

15. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva:

accesului neautorizat;
pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale;
modificării neautorizate;
divulgării nepermise;
utilizării abuzive;
altor forme de prelucrare ilegală.

Măsurile pot include, după caz:

controlul accesului la sisteme și documente;
utilizarea conturilor individuale și a parolelor;
realizarea copiilor de siguranță;
actualizarea și monitorizarea sistemelor;
utilizarea conexiunilor securizate;
limitarea accesului la date în funcție de atribuții;
obligații de confidențialitate;
proceduri de gestionare a incidentelor de securitate;
selectarea furnizorilor care oferă garanții corespunzătoare.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută. Dacă aveți motive să considerați că datele dumneavoastră au fost compromise, vă rugăm să ne contactați imediat.

16. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru:

funcționarea corectă a paginilor și formularelor;
memorarea preferințelor utilizatorilor;
protejarea Site-ului împotriva abuzurilor;
analizarea traficului și performanței;
măsurarea eficienței comunicărilor sau campaniilor;
afișarea conținutului furnizat de platforme externe.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate fără consimțământ atunci când sunt indispensabile funcționării Site-ului.

Cookie-urile de analiză, publicitate sau personalizare vor fi utilizate numai în condițiile permise de lege și, atunci când este necesar, după obținerea consimțământului.

Detalii privind cookie-urile utilizate și modalitatea de modificare a preferințelor sunt disponibile în Politica de cookie-uri și în modulul de gestionare a consimțământului afișat pe Site.

17. Servicii și conținut furnizate de terți

Site-ul poate integra servicii furnizate de terți, precum:

hărți interactive;
materiale video;
instrumente de analiză a traficului;
instrumente de securitate și prevenire a mesajelor automate;
platforme de comunicare sau rețele sociale;
formulare sau funcționalități externe.

Atunci când accesați sau activați un asemenea serviciu, furnizorul terț poate colecta date despre dispozitiv și despre interacțiunea dumneavoastră.

Prelucrarea realizată independent de acești furnizori este guvernată de propriile politici de confidențialitate.

18. Comunicări comerciale

Putem transmite informații privind produsele, serviciile, proiectele sau noutățile PROFLEX:

pe baza consimțământului exprimat;
în cadrul unei relații comerciale existente, atunci când legea permite;
către contacte profesionale, pe baza interesului legitim, cu respectarea dreptului de opoziție.

Vă puteți retrage consimțământul sau vă puteți opune comunicărilor comerciale în orice moment prin:

utilizarea opțiunii de dezabonare din mesaj;
transmiterea unei cereri la oddice@proflex-tech.ro.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

19. Decizii automate și crearea de profiluri

Compania nu utilizează, în mod obișnuit, procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra persoanelor sau să le afecteze într-o măsură semnificativă.

Dacă vom implementa în viitor un asemenea proces, vom furniza informațiile impuse de lege privind logica utilizată, importanța și consecințele preconizate.

20. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

20.1. Dreptul la informare

Aveți dreptul să primiți informații clare privind modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră.

20.2. Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului că vă prelucrăm datele și puteți obține acces la datele respective, precum și la informații privind prelucrarea.

20.3. Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete.

20.4. Dreptul la ștergerea datelor

Puteți solicita ștergerea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile legale, inclusiv dacă datele nu mai sunt necesare sau au fost prelucrate ilegal.

Dreptul la ștergere nu este absolut. Putem păstra anumite date atunci când prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale, exercitarea unui drept sau apărarea într-un litigiu.

20.5. Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita limitarea utilizării datelor în situațiile prevăzute de lege, de exemplu pe perioada verificării exactității acestora.

20.6. Dreptul la portabilitatea datelor

În cazurile prevăzute de lege, puteți primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau puteți solicita transmiterea acestora către alt operator.

20.7. Dreptul la opoziție

Vă puteți opune prelucrării realizate în baza interesului legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Atunci când datele sunt prelucrate în scop de marketing direct, vă puteți opune în orice moment, fără a fi necesară prezentarea unui motiv.

20.8. Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

20.9. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv creare de profiluri, dacă aceasta produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, cu excepțiile prevăzute de lege.

20.10. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau la o altă autoritate de supraveghere competentă.

20.11. Dreptul de a vă adresa instanțelor

Exercitarea drepturilor administrative nu limitează dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

21. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți transmite o cerere la:

PROFLEX AUTOMOTIVE SRL
Str. Ierbușului nr. 38/B
Reghin, județul Mureș
Cod poștal 545300
E-mail: oddice@proflex-tech.ro

Cererea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea persoanei și a prelucrării la care se referă.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare necesare verificării identității. Nu vom solicita mai multe informații decât sunt necesare în acest scop.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, în principiu, în cel mult o lună de la primirea cererii.

În cazul unei cereri complexe sau al unui număr mare de solicitări, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni. Vă vom informa despre prelungire și motivele acesteia în termen de o lună de la primirea cererii.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza soluționarea cererii, în condițiile legii.

22. Depunerea unei plângeri la ANSPDCP

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația privind protecția datelor, puteți depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30
Sector 1, cod poștal 010336
București, România
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Telefon: +40 31 805 92 11
Website: www.dataprotection.ro

Înainte de depunerea unei plângeri, vă încurajăm să ne contactați pentru a încerca să soluționăm direct problema semnalată.

23. Datele minorilor

Site-ul și serviciile Companiei se adresează în principal persoanelor majore și reprezentanților unor companii sau organizații.

Nu urmărim să colectăm în mod intenționat date personale de la copii. Dacă luați cunoștință despre faptul că un minor ne-a transmis date fără autorizarea corespunzătoare, vă rugăm să ne contactați pentru a putea analiza situația și, dacă este necesar, șterge datele.

24. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către site-uri administrate de terți.

Compania nu controlează modul în care aceste site-uri colectează și prelucrează datele personale. Vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a fiecărui site extern înainte de a transmite date personale.

25. Modificarea scopului prelucrării

Vom utiliza datele pentru scopurile pentru care au fost colectate.

Dacă intenționăm să utilizăm datele într-un scop nou, incompatibil cu scopul inițial, vă vom furniza informațiile necesare înainte de începerea noii prelucrări și vom solicita consimțământul atunci când acesta este necesar.

26. Actualizarea Politicii de confidențialitate

Putem actualiza periodic prezenta Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificările legislative, tehnice sau operaționale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe Site și va include data ultimei modificări.

În cazul unor schimbări importante, putem afișa o notificare vizibilă pe Site sau putem informa direct persoanele vizate, dacă acest lucru este necesar și avem datele lor de contact.

27. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau informații privind prelucrarea datelor personale, ne puteți contacta folosind următoarele date: